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2005.03.19

グループウェア恨み節

 最近うちの職場でも遅まきながらグループウェアを導入することになりまして、ここ1週間ほどその準備に追われています。
 導入は親組織の主導で、傘下の研究所全部が同じグループウェアサーバを利用するということで進められているのですが、なぜか各研究所の図書館部門がローカルの管理者に指名されたのが約3ヶ月前。降ってわいた話だったので当然各館は抵抗しまくったのですが、「決まったことだから」と結局押し切られてしまいました。
 不思議なのは、このグループウェアの委員会の議事録をいくら見直しても、「議論の結果、・・・の理由でグループウェアの管理は図書館部門にやってもらうことになった」的な記述がどこにも出てこないということ。どう見ても、他の部門から押しつけられたか、あるいは図書館部門の総元締めが「図書館部門の生き残りのため重要任務を引き受ける」とか変な理屈を付けて安請け合いしてしまったとしか考えられません。もう十分すぎるぐらい他にも重要任務を引き受けてると思うのだけど。

 で、筆者の場合、故あって2つの職場(仮に職場AとBとします)をかけもちしているわけですが、どちらの職場もグループウェアは未導入でした。それはつまりどういうことかと申しますと、
「グループウェアっていったい何?どんなことができるの?」
という基本的なところから、所内他部門にお勉強していただかないといけないということです。A、B以外の研究所では既に他社のグループウェアを利用しているところがほとんどで、それはそれでファイルのお引っ越しなど大変だと思うんですが、全くゼロからスタートするのも相当につらいものがあります。
 しかもグループウェアの公式スタートは4月1日からだというのに、今回採用されたグループウェアサーバが試用できるようになったのはつい10日ほど前(-_-;)。簡単な操作の流れぐらいはメーカーのデモサイトなどでわかっていたものの、ローカル用にサイトをどうカスタマイズするかなどは、実際の運用機を使わないと決めることは難しいというのに、試用開始が遅すぎです。
 そんなわけでとりあえず職場Aでの導入準備を進めているところですが、これが当初予想していたよりも難物。本来なら先頭に立って指揮をすべき上の方は「親組織で十分な導入プランも練らずに傘下機関に丸投げされた」ことに相当な抵抗感を示されていますし、総務部門は指示系統や実施内容があいまいなプランに対しては積極的に動いてくれませんし・・・。とりあえず、以前違う機関でグループウェアを導入した経験のある方のアドバイスをいただきながら問題点を整理し、指示系統や実施内容をより明確にした導入プランを練り直しているところです。来週金曜には導入プランに対するトップの最終的な了解をいただかなくてはいけないので、かなり必死です。
 問題は、職場Bの方でも並行して、同じグループウェアの導入を筆者が中心になって進めないといけない状況なんですが、そちらの方の準備は全く進んでいないということですね(^^;)。総務部門への根回しだけはその部門のトップの方にお願いしていますが、どこまで有効なことやら。ただ、職場Aでの導入を進めるにあたって噴出した問題点を整理していく過程で、職場Bに共通する問題点についても筆者の脳内では整理されつつあるので、職場Aよりはましな方法で進めることができるんではないかと思われます。

 ―ということで、今週はかなり疲労困憊しました。来週もまた疲れるかもしれませんが、せめて週末は頭をリフレッシュしたいものです。

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コメント

うちへのコメント、ありがとうございました。

立場上、職場Aと職場B両方に導入しなければならない大変さ。本当にお疲れ様です。あまり無理をされず、健康を第一にしてくださいね(連れ合い様ともども)。

それにしても、こういう現状を見るに、本当に図書館部門は、人手が足りないところは足りないですよね(なのに、人手が足りていると他部署には認識されてしまっているような気も・・・)。

投稿: ムラサキ | 2005.03.19 10:55

いらっしゃいませ♪コメントありがとうございます。
ぐちっぽくなってしまいましたが、「効率化」の名の下に仕事は増えていくばっかりです、ほんとに。
うちの場合、この3年ほどで実は人は増えてるのに仕事がそれ以上に増えてるので意味がありません。

ところでコメント付ける時にEmailとURLを両方入れれば、送信後の名前の所のリンクにはURLが表示されます(このコメントをご参照ください)。
コメントスパムよけに一手間付けたんですが、考えたら面倒な機能かも。設定変えようかな。

投稿: MIZUKI | 2005.03.19 11:07

hinaです。

年度末のお忙しい中、さらに降って湧いた仕事...

お疲れ様です。

hinaの職場(某T市)ではグループウェア導入から2年ほどたちますが...流れている情報がどれだけ見られているか?
正直疑問です。課長クラスが常時見るようになるにはいつになることやら...しかもグループウェアが変更になったりすればまた一から...

幸いhinaの図書館はそのような管理的立場にはなりませんでしたが、市役所内の情報管理部門は死にそうな目にあってます。しかも3年程度で異動だし。
正直、いつ過労ピーッがでるか...

なんとなくやっても報われない仕事のようです。

すみません。しごとにあやをつけて...

有効に使えば使うほど、便利だと思うんですが、その便利さがわかるまで使ってほしいです。

情報の共有についての意識があればグループウェアの有効性はわかると思います。
導入時には情報入力の簡便さや、即時性を強調するといいかもしれません。(hinaの職場ではその点を中心に操作案内しました)

あとある程度の強制を導入して、とにかく情報をグループウェアに集めないとメリットがでません。

ブログのシステムなどもある意味グループウェアとして使えないかな。

hinaでした。

投稿: hina | 2005.03.21 00:34

>hina様
うちもあくまで本業は図書館の筈なんですが、組織の方針で「情報」と名の付く物を全て集約して担当することになったのがそもそもの混乱の始まりでして、それは全面的に間違っているわけではないんですが・・・ぐちはこの辺にしておきましょう。

実は前にいた職場でグループウェアの購入とサーバへのインストールだけ行って時間切れで逃亡してきてしまったのですが、その時の営業さんは、
「まずトップの方から使ってもらいましょう」
とおっしゃいました。トップがグループウェアの使用を必須業務としてしまえばおのずと下の者も使うようになる、と。
その時は「へぇ~」と感心するだけでしたが、今は、そのように仕事の流れを持って行くにはトップと情報部門とユーザとを三角につなぐ「信頼関係」も大事だろう、と思っています。

グループウェアの導入に当たっては「情報入力の簡便さや、即時性を強調」「とにかく情報をグループウェアに集める」。まさにその通りだと思います。
あとはそうした方針をいかに魅力的にユーザさんに発信できるかが鍵でしょうね。

―と、理屈を綺麗にまとめましたが、これらの理屈を実践に持っていくにはまだまだ手間がかかりそうです。とにかく手探りではありますが、まずは他の職員とも相談しながら実践あるのみ、でがんばってみます。

投稿: MIZUKI | 2005.03.21 10:00

doraです。
遅れ馳せながら・・・
いやいや大変なことですね、お察しします。

doraの所でも2年前に導入しまして、その時の役所の「システム委員」として検討などをしましたが、実際に導入してみてどれ程業務が変わったかって、回覧文書が無くなったぐらいかな・・・。

doraは殆ど自席にいないので、実際のところ図書館システムと両方を使い分けしなければならず、返って仕事が増えてしまった感があります。

課長クラスがどれだけ使っているか?2年経った今でもちょっと疑問ですね。「在籍管理」というのがあって、それを信じて決裁をもらいに行くと今日は休みなんてことも。
すべて電子決裁に移行すれば、否が応でも見なければならないので有効に機能するのでしょうけど。実は「トップ」に使ってもらうというのが一番エネルギーが必要なのかなと思います。

投稿: dora | 2005.03.22 06:20

>dora様
こうして見ると意外と役所関係でグループウェアを導入しているところは多いようですね。
システム上出勤しているはずの管理職がいなかったお話ですが、職場のグループウェア導入経験者の方からも同様の話を聞き及んでおります。よくあることなのかもしれません。その方は、
「そういうことを繰り返しているうち誰もグループウェアの情報を信用しなくなるんだ」
と嘆かれていました。
他に困った事例としては「会議室が仮予約で半年以上先まで満杯事件」というのもあったとか。システムが利用されないのもどうかと思いますが、便利さを逆手に取られるのも困りものです。

電子決裁はほんの一部に導入される模様ですが、まだまだ全面的とは行かないようで・・・。

おそらく、利用が本格的にスタートしてから思わぬ事態が発生することでしょう。色々な意味でエネルギーを使いそうです。

投稿: MIZUKI | 2005.03.23 02:06

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 GETAは,学習支援用ですので,その利用となると初等教育諸学校や大学あるいはその他団体となります。 学校等では,まだまだグループウェアに対する関心が高いとは言えない状況がみられます。しかし,使い方を工夫して「特定の目的」に絞り込むと,場合によっては利用が広がるのではないかと考えています。 そうした訳で,最近は学習者の学習記録の一部を分散登録可能として,これらによるデータを集約して利用する形態を検討し,利用の拡大の機会をうかがっています。... [続きを読む]

受信: 2005.05.01 16:06

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