引き継ぎマニュアル

　最近平日はどっぷり仕事、休日は家でだらけるか上京して観劇かの日々を送っているので、遅まきながらの反応ですが、先日の「『１人でやる』ということ」のエントリに対して、はてブでコメントをいただきました。

　こちらも短期間（これまでの最短は2年、最長で4.5年）での人事異動とは縁の切れない仕事ですので、
「特別なスキル無く継続できるよう詳細なマニュアル」
の大事さというのはいつも痛感してます。

　自分でも引き継ぎマニュアル、異動がある度何度か作りました。大抵の場合、後任の方が、引き継ぐ仕事の少なくとも一部分は担当されたことがあり（むしろ筆者より遥かにベテランな場合が多し）、マニュアルはページが増えても十数ページ台、引き継ぎも半日程度で済むケースが多いのですが、何年か前、どちらかと言えばウェブやシステム管理系の仕事を担当していて異動することになった時に、後任の方が他の部署からいらした方で、情報系の仕事は全く初めて、ということがありました。
　さてどうしたものかと考えつつマニュアル作成開始。これは業務手順のメモの他に、「どうしてその仕事が必要なのか？」レベルの説明も残しておかねば、と欲張るうちにページ数は増える一方。ページ数を見ただけでドン引きするようなマニュアルはまずい、と流石に危機感を覚え、ワープロソフトで目一杯マージンを削りつつ行数や文字数を増やしまくるという小細工を施しましたが、それでも最終的に30ページ前後にもなってしまいました。その仕事を担当していた2年間、全然自分がプランニングから始めるような新しい仕事はやっていなくて、ルーチンワーク＋上の指示で取り組んだ仕事を項目別にまとめただけだったのに。
　案の定そのマニュアルを使った後任の方への引き継ぎはまる1日かかることになりました。もう申し訳ない気持ちでいっぱいになりながらやりました。あの、目次も何もないマニュアルが果たして後任の方の役に立ったのかどうかは定かではありません。

　で、現在の仕事、物量的な面はまだしも、精神的な面で結構修練を要することが多くて、とても自分の器ではないから早く他の有能な方に引き渡してしまいたい、その方が皆幸せになれるよ、と思うことが多いのですが、いざ他の方に仕事をお引き渡しする時って、当然ながら引き継ぎマニュアルが必要なんですよね。今やってる仕事が、例え他の方ならもっと上手にできる内容だとしても、それを文字に改めて書き残すことを考えただけで背中がぞっとするのはどうしたものでしょうか。
　でも、どんな形であれ、きちんと引き継ぎマニュアルを残して後任の方へ申し送りをすることが、その仕事を引き受けていた者としての最後の責任だと思います。と言っても、今のところ他へ異動するあても全く無いわけですけれど(^_^;)。

SONY侵食進行中

　昨日家族と話していて、何がきっかけだったかは忘れましたが「どうも我が家にはソニー製品が多すぎる」という話題になりました。
　それでは、と記憶だけで家の中に現存しているソニー製品を数えて、価格を入れて計算してみた結果がこちらです。

製品名	価格(円)	備考
VAIO デスクトップ PCV-MXS2	250,000	Windows XP Professional SP2
VAIO用DVDレコーダー	30,000	上のVAIOに外付け
VEGA	100,000	初代。テレビ
ミニコンポ	50,000	今は亡きヤマギワ某店で購入。家のブレーカーが落ちたのが原因で液晶表示が２回故障。２回目故障後放置。
VAIOノート	250,000	妻使用。Windows95→Linuxテスト機→封印
VAIO C1	25,000	初代。現在も起動可能
C1用バッテリー×2	50,000	へたったバッテリーを交換×２回
ノイズキャンセリングヘッドフォン	10,000
ヘッドフォン	10,000
テレビデオ	50,000	14型
ロケーションフリー	30,000	初代
PS1（初期型）	30,000	初代
PS1（初期型廉価版）	20,000
PS2	30,000	初代
PSP	30,000	初代
電話機	9,000	妻単身赴任中に使用。赴任期間終了と同時に故障
MD WALKMAN	20,000	REC機能付き（故障中）
MD WALKMAN	12,000	再生のみ
CD WALKMAN	30,000
WALKMAN	20,000	所在不明
HD WALKMAN	50,000	初代
DVDレコーダー RDZ-D90	150,000
カーナビ	200,000	夫使用
カーオーディオ	50,000	妻使用。CDチェンジャーのみ故障につき入れ替え
カーオーディオ用CDチェンジャー	5,000	妻使用。上のカーナビ純正のチェンジャー故障後、ジャンク屋で購入した２代目
合計	1,511,000

　ちなみに価格はうろ覚えかつ1000円以下は丸めてあるのであくまで目安です。型番も全部調べる気力は無いので、ごく一部のみ記載しました。ソニー製乾電池、CD-R、DVD-R等瑣末な消耗品は除いています。それから、SMCやSCEI製品も除外しました。
　それにしても良い侵食っぷりです。せいぜい多くても100万円位かと思っていました。仮に、買ったソニー製品の分量を“sony”という単位で示すとして、1000円＝1sonyに設定した場合、我が家のポイント数は何と1511sonyに。このポイント数をソニーに申告することが出来ないのをつくづく残念に思います。
　また、こうして見ると初代（ほとんどが初期ロット）が多すぎです。ソニー製品の初期ロット購入には慎重になるべき、というのは定評なのに、何故買ってしまったのでしょうか。でも意外と故障率は低いようにも見えます。明確に故障しているのは４製品のみですので。「ソニータイマー」な目に遭ったことも（多分）ありませんし。タイマー発動前に利用停止しているケースも多いのかも知れませんが。

　それでもここ１年ばかりはソニー購入量がだいぶ減ったように思います。家族２名が日常的に使っているノートPCはいずれもソニーではないですし、そもそも筆者は先日iPod Touchなどという、WALKMANファンから見ると許し難いものを買ってしまいましたし。
　と言いつつ、目の前にはSCEIの稼ぎ頭「どこでもいっしょ」シリーズのトロの人形（リボルテック）とかトロの着ぐるみを着たキューピーの携帯ストラップ（キュージョン）などがいるわけですが(笑)。どうもソニーと完全に縁を切るような事態というのは無さそうですね、今のところは。

「１人でやる」ということ

　初めに申し上げておきますと、筆者は図書館総合展の「Library of the Year 2007」のフォーラムには参加しておりません。その時間から総合展にばっちり参戦したら体力的に死ぬ、と思いましたので。

　個人的には矢祭もったいない図書館と横芝光町立図書館の一騎打ちになるものと思い込んでいたのですが、午後になり、滋賀県の愛荘町立愛知川図書館が大賞に選ばれたという結果を聞いて驚きました。具体的な理由については聞けていませんが、恐らく「まちのこしカード」（愛知川の自然や風物を住民自身が記録し、図書館にその整理と保存を託するもの（会場パネルより））等に見られる住民参加の工夫に対する評価が高かったのではないでしょうか。あと、あのイベントの場合、プレゼンを担当する方の熱意＋技術についても大きく得票に関わってくると思われます。
　繰り返しますが実際にその場にいたわけではないので、あくまで想像になってしまうのですけれど。恐らくスーパー司書がどれだけ頑張っているか？とか、財政難の中でいかに資料を工夫して収集したか？よりも、総合力として図書館全体が頑張っている方が会場の人の好印象につながってしまったのかな？と推測しています。もちろん去年の大賞の鳥取県立図書館も総合力がものを言ったのだとは思いますが、何となく今年の結果は小粒な感じがしました。

　で、ちょっと心に引っかかったのが以下のブログの反応です。

DORA-LOG: ［今日のひと言］一人でやってます

「公務員の仕事で、一人でやっていてその一人が抜けたら続かない仕事なんて組織としての仕事じゃない。」
とか、
「一人でやってるなんて嘘に決まってる。」
みたいな、ご批判などありますが、確かに、引き継ぎできない仕事をしちゃって、その後を誰が引き継ぐんだと言われれば全く以てその通りだし、そういうご批判はご尤もですが。でも、一人の能力で充分出来得る仕事であれば、それが出来ないということこそ私は嘘だと思います。

図書館雑記＆日記兼用:速報 - livedoor Blog（ブログ）

つかT大学のUセンセ、昨日の朝日新聞の記事とあなたのプレゼンを合わせると、他の図書館員は何してるの？になっちゃうんですけどぉ。

　実はこの辺りのことって、事前のノミネート情報を聞いて、かの図書館の最大の弱点であると最も気になっていた点です。
　ごく個人的な考えとしては、業務において１人の司書の顔しか見えなかったとしても、それが人の為になる仕事であればどんどん新しいことはやっていくべきだ、と考えています。
　もちろん新しい仕事を始める場合はちゃんと上司および同僚に調整・了承を取るべきだし（ここ重要）、他の人と共有できる仕事は共有する方向に持っていった方が良いのだけれど、逆に言えばそこさえクリア出来ていればOKだと思うのです。

　ただ、一方で、１人の能力のみに頼って実行したら身体がついていかねえよ！というのも大きいと考えます。それに、前任者が始めたことは出来ることなら長く続けて行きたいのだけど、その為には、特にお金がかかる物事については「どうしてそれをお金をかけて続けるのか？」ということを、刻々変わる社会情勢（特に公務員やそれに準じる仕事の条件は年々厳しくなっています）に合わせて、その都度合理的に説明できるようにしておかなければいけません。それは、担当者に取って結構エネルギーが要ることです。
　だから、doraさんのブログの、

人間命懸けで対峙すれば、信じられないような力を発揮することができるのは確かだと思います。

については非常に耳が痛い反面、後の世代が同じように「信じられない力を発揮」してくれるとは限らない（そもそも『後の世代』自体が少ない！）と考えると全面的に素直に肯定することが出来ずにいます。「自分は出来ません」と言って頭を下げることも時には必要だと思ってしまうのでした。

　しかしそれでも、やるべき仕事は基本的には頭を下げてでもやっていけること、そして組織の側も、筋が通ってさえいればそれを許容できることが理想であると考えています。大きい組織であればあるほど調整先が増えていくから辛いのだけど、小さい組織であるなら出来るだけ許してもらいたいし、現在それを許容している組織であるなら、今後も１人だけに責任を負いかぶせるようなことはしてもらいたくない。そう思うのです。
　何が言いたいかと言うと、例え「１人の力に頼ってやっている仕事」であっても、その人が組織に属して、組織内で認められた上でやっている以上、それは「組織の仕事」であるということだったりします。もちろん個人の功績は肯定されるべきだけれど、だから「組織として何もしていない」という見方はあまりに短絡であると思います。

第9回図書館総合展 : フォーラム聴講記

　先頃11月9日のエントリでも申し上げたとおり、第9回図書館総合展に11月8日午後から9日にかけて参加してきました。

　8日にはシステムライブラリアン＋大学図書館系ライブラリアンの合同オフ会に出席させていただいたりして、これも非常にとても楽しかったのですが(^_^)、まずは総合展で聴講した2つのフォーラムの感想を書かせていただきます。

11/8 15:30～17:00　第６会場
「インパクトファクターを超えて－研究評価と機関リポジトリ」
　前半はトムソンサイエンティフィックの方からのインパクトファクターのお話でした。IF値はあくまで雑誌に対する評価であって、研究者個人や論文に対する評価ではない。また、IF値は他の評価値と複数組み合わせて使われるべきである、という、これまでもトムソンがキャンペーンしてきた内容でした。
　後半は、信州大学の機関リポジトリSOAR-IRで論文のメタデータと研究者総覧とを連携させているというお話。メタデータをExcelで提出してもらって、図書館で変換してリポジトリと研究者総覧とをリンクさせているということです。
　図書館業務と研究評価業務というのは本来全く別のセクションに属する仕事なわけですが、将来的に図書館がそうした業務にも関わりを持つことが出来るようにする、という図書館の生き残り策としては良い方法だと思います。データを提出することによるメリットが、研究者側に体感として理解できるようにさえなれば協力も得やすいと思うので、そのように流れを持って行ければきっと上手くいくのではないでしょうか。
　ただ、前半のトムソンの話が、学術情報に日常的に関わっている図書館員の立場からするとあまりに初歩的な内容だったので、そこはもう少し敷居を高くしても良かったのでは？と食い足りない印象を受けてしまいました。まあ、うちの職場関係で、トムソンの研究評価事業について２回も話を聴くチャンスがあったにも関わらず、都合で聞き逃してしまった自分が悪いのですが。でも、IF値に関する何年もかけて広がってしまった勘違いは何年もかけてじっくり正していくという姿勢は大事だと思うのです。あと、トムソン発行のビブリオメトリックスのテキストも会場でもらえたので良いことにしておきます。

11/9 15:30～17:00　第７会場
「東京大学経済学部図書館所蔵『山一證券株式会社』未公開資料を語る」
　1997年、創業100周年にして経営破綻して自主廃業した山一證券。百年史編纂用として収集されていた過去の山一の社内文書について、廃業により散逸の危機を迎えましたが、東京大学経済学部教授の伊藤正直氏からの申し出、交渉により、経済学部図書館に寄贈されました。整理が完了した一部の資料はマイクロフィルム化され、極東書店から発売が開始されています（セット価格\10,500,000！）。
　今回、総合展会場の極東書店のブースにそれらの資料のごく一部が展示されていたので見てきました。経済史や金融界に詳しい人が見ればきっと感動の嵐なのだと思いますが、図書館屋としては、
「昭和40年代の資料は青焼きコピーが多いので劣化しやすく保存が大変」
というパネルの記述が一番ツボにはまっていました。そうか、保存しづらいのか、気を付けよう、と。

　フォーラムの方は、伊藤先生のご講演でした。講演の半分以上は、山一證券とはどのような企業であり、いかに今回の未公開資料が学術的に重要なものであるか、という内容で、図書館の話は持ち時間の正味３分の１位でした。後日放送予定のテレビ東京「ガイアの夜明け」で山一破綻10周年の話を取り上げるらしく、この講演にカメラ取材が入っていましたが、図書館以外の話題で船をこいでいる自分の姿が映らないかと要らぬ心配をしてみたり(^_^;)。
　いや、展示と一緒で「詳しい人」が聴けばきっとありがたい話題だったと思うんですけどね……。何しろ筆者ときたら10年前に経営破綻するずっと以前の1965年にも一度経営危機があって、4年間かけて再生したという歴史的事実すら知らず、伊藤先生のお話で初めて知った体たらく。で、素人としては、
「前にも一度そんなことがあったのに学習しなかったの？」
と思いかけたわけですが、伊藤先生によれば、その過去の破綻の際に大蔵省（当時）に恩を受けた弱みがあったため、山一は大蔵省の方針に忠実であり、それ故にバブル崩壊後に独自方針による経営改善に取り組むことが出来なかった。つまり大蔵省の指導にも問題があったということでした。従って当時話題を呼んだ社長の大泣き会見での「社員は悪くない」発言は、役員というよりも社員の立場から出た本音であったのだろう、という話が面白かったです。何だかんだ言っても、自分が知らない業界の話を聴けたのは有意義でした。

　最後の30分程でようやく図書館的な話題に移りました。山一未公開資料は社史編纂室で保管されていた「社史資料〈「60年史」以降〉（概要リスト付き）」「社史資料（概要リスト無し）」「経営企画室保有資料」「その他資料」の4グループに大きく分けられますが、１つ目の社史資料（概要リスト付き）以外は全く未分類、目録も無しの状態だったそうで、その後の作業量を想像するだけで気が遠くなりそうになります。
　山一未公開資料の取り扱いは科研費により実施されたそうですが、途中で予算不足に陥り、極東書店との提携開始により（この辺詳しい話はありませんでしたが、マイクロ化製品の販売を前提とした作業人員の提供か？）ようやく第１次分の寄贈資料の整理完了、販売にこぎつけることができたそうです。ちなみに第１次分資料は段ボール約270箱、第２次分は段ボール約500箱で、目録はほぼ完成、帙製本作業中。これは確かに図書館員だけでは荷の重い作業だな、と思いました。
　実は山一の資料というのはこれで全部ではないらしく、基本的には山一のOB会が管理しており、OB会および山一の管財人との協議により、それらのほんの一部が東大に寄贈されたということです。それら残りの資料のありかは伊藤先生もご存じないそうで。こちらとしては、例え経済学的には価値が半端な資料だとしても、人知れずどこかに眠っているかと思うとどきどきします(笑)。
　最後の質疑応答では、エール大学の方が流暢な日本語で、
「プライバシー情報の取り扱いはどうしているのか？」
と質問されていました。伊藤先生によれば、個人情報に該当するものについてはやはり非公開としているとのことです。その際、アメリカでは歴史的事件の場合、捜索から30年経過後に歴史的資料として公開されるのが原則である、ということを取り上げて、日本では現用文書と歴史的文書の公開原則に区別および基準が無いという事実を問題視されていました。また、現行の法令においては、文書の保存年限の基準は行政省庁毎にそれぞれ定められており、国立公文書館にはそうした権限がありません。国立公文書館法や個人情報保護法等の関係法令が改正され、国立公文書館に文書の保存および公開の権限が委譲されることが望ましいが、各方面の調整を経て定められた法令を改正することは現実には困難である、と嘆かれていました。これも日本の縦割り行政の弊害でしょうか。

　前にも書いたとおり、図書館濃度はやや薄めの内容でしたが、基本的には普段縁の薄い世界の話を聞けて楽しかったです。本音を言えば、書店さん……のお話はその気になれば会場ブースで伺えば良かったとして、図書館の人のお話をもう少しお伺いできると嬉しかったです。もしかして資料受入に当たって先生が頑張りすぎて、図書館現場ではぶーぶー言ってるパターンなのかな？とかつい穿った見方をしてしまうのですが。

図書館総合展三日目速報

　ということで昨日から横浜に来ています。ただいま会場滞在中です。
　フォーラムは二日目の信州大のリポジトリと三日目（本日）の山一證券未公開資料のを聴きました。これらの感想は後ほど。
　それから、「じてんしゃ図書館」の方のトークショーを拝聴しました。思いの外小さな水車（書架）で驚き。長時間朝日新聞社のブースに拘束されていてなかなか大変そうです(>_<)。

もったいない！

　110kaさんのブログの記事（図書館雑記＆日記兼用:品質保証 - livedoor Blog（ブログ））で、Yahoo!知恵袋にどう見ても司書課程のレファレンス演習や目録演習の課題だろう、それ、という質問が投げられているのを知りました。ちなみにYahoo!知恵袋にアクセスして「目録演習」で検索すると出てきます。
　もったいないなあ、というのが自分の感想。課題に取り組むことでスキルアップにつながるんだから、それを自分でやらないのはもったいない、というのももちろんあるんですが、むしろこんな楽しい課題を人に丸投げしちゃうなんてもったいない！という思いの方が大きいです。
　そりゃその昔、こちらもプログラミング言語の課題は同級生のプログラムの打ち出しをもらってちょっと変えて打ち込んで済ませたくちなので、不得意な科目を人に頼って済ませたくなる気持ちは分かるのだけど。目録カード作りやレファレンスの課題も、とても面倒だった覚えがあります。でも、楽しかったのですよ。例えカードに要らないことまで書いて先生に赤入れられても、レファレンスの回答発表でダメ出されても。だからこそ、余計に「もったいない」と思ったわけです。
　そもそも目録やレファレンスに真面目に取り組む気が無いんだったら、司書取るの止めておいた方が……までは言わないものの、多分調べるのが楽しくないと司書なんてやってられないと思います。まあ、資格の一つとして取るだけで、それを実生活に生かさないのであれば止めませんが、人生どこかで間違って図書館に（特に正職員で）就職する場合はちょっと困るかもです。「正職員で」と書きましたが、今どきだと多分バイトでもレファレンスからは完全に逃れられないのではないかと。とりわけ、小さい図書館などでは。
　大体、知恵袋の回答、Wikipedia等インターネット上の情報源が専ら典拠になっているようですけれど、レファレンス演習とかの回答だと、典拠も示さないといけないんじゃなかったでしたっけ。どうするつもりなんだろう、と、ここで心配してみても仕方ありませんが。