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2007.11.30

引き継ぎマニュアル

 最近平日はどっぷり仕事、休日は家でだらけるか上京して観劇かの日々を送っているので、遅まきながらの反応ですが、先日の「『1人でやる』ということ」のエントリに対して、はてブでコメントをいただきました。

 こちらも短期間(これまでの最短は2年、最長で4.5年)での人事異動とは縁の切れない仕事ですので、
「特別なスキル無く継続できるよう詳細なマニュアル」
の大事さというのはいつも痛感してます。

 自分でも引き継ぎマニュアル、異動がある度何度か作りました。大抵の場合、後任の方が、引き継ぐ仕事の少なくとも一部分は担当されたことがあり(むしろ筆者より遥かにベテランな場合が多し)、マニュアルはページが増えても十数ページ台、引き継ぎも半日程度で済むケースが多いのですが、何年か前、どちらかと言えばウェブやシステム管理系の仕事を担当していて異動することになった時に、後任の方が他の部署からいらした方で、情報系の仕事は全く初めて、ということがありました。
 さてどうしたものかと考えつつマニュアル作成開始。これは業務手順のメモの他に、「どうしてその仕事が必要なのか?」レベルの説明も残しておかねば、と欲張るうちにページ数は増える一方。ページ数を見ただけでドン引きするようなマニュアルはまずい、と流石に危機感を覚え、ワープロソフトで目一杯マージンを削りつつ行数や文字数を増やしまくるという小細工を施しましたが、それでも最終的に30ページ前後にもなってしまいました。その仕事を担当していた2年間、全然自分がプランニングから始めるような新しい仕事はやっていなくて、ルーチンワーク+上の指示で取り組んだ仕事を項目別にまとめただけだったのに。
 案の定そのマニュアルを使った後任の方への引き継ぎはまる1日かかることになりました。もう申し訳ない気持ちでいっぱいになりながらやりました。あの、目次も何もないマニュアルが果たして後任の方の役に立ったのかどうかは定かではありません。

 で、現在の仕事、物量的な面はまだしも、精神的な面で結構修練を要することが多くて、とても自分の器ではないから早く他の有能な方に引き渡してしまいたい、その方が皆幸せになれるよ、と思うことが多いのですが、いざ他の方に仕事をお引き渡しする時って、当然ながら引き継ぎマニュアルが必要なんですよね。今やってる仕事が、例え他の方ならもっと上手にできる内容だとしても、それを文字に改めて書き残すことを考えただけで背中がぞっとするのはどうしたものでしょうか。
 でも、どんな形であれ、きちんと引き継ぎマニュアルを残して後任の方へ申し送りをすることが、その仕事を引き受けていた者としての最後の責任だと思います。と言っても、今のところ他へ異動するあても全く無いわけですけれど(^_^;)。

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コメント

 マニュアル作りって、おっしゃるように苦労するものですよね。
 私は、マニュアルは受け取った人が成長させるものだと思っています。作った人と受け取った人とでは内容に対する理解度が当然異なりますし、言葉遣い一つとってみても違うのが当たり前です。だから、作る人は最低限伝えなければならないことに内容を絞り、あとは引き継ぐ人に説明をしていくなかで、引き継ぐ人がその人の言葉でマニュアルをカスタマイズしていけば良いのではと考えています。
 おっしゃるように「特別なスキル無く継続できるよう詳細なマニュアル」がベストでしょうが、それを目指す故に、かえって混乱することもあるように思うのです。携帯電話の分厚い取扱説明書を見て、げんなりした経験はないですか? 確かに事細かに書いてはいますが、同じことを指しているのに、自分の思い浮かべた言葉と説明書の言葉とが違うために、索引を見ても探せないことってないですか? あれに陥ってしまってはダメなのだろうと思います(まぁ、作るほうは親切で様々な説明を付けているのでしょうけど)。
 最初からベストを目指すのはどうかな、と思ったしだいです。

投稿: への | 2007.11.30 13:02

>への様
コメントありがとうございます。
> マニュアルは受け取った人が成長させる
はまさにそのとおりであると痛感しております。

あまりに饒舌に過ぎるとメインに伝えたい事柄が相手に伝わらないので、ポイントを絞り込んで書け、というのは個人的にマニュアル作成以外でもよく周囲に注意される点であるわけですが(^_^;)。
自分が分かりやすいと思った言葉を、相手も分かりやすいと思ってくれるとは限りませんし。
「最低限のことは書いておくけど、分からなかったら周囲に訊くなり、こちらに電話してね」
ぐらいのスタンスでちょうど良いのかも知れませんね。

投稿: MIZUKI | 2007.11.30 18:26

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